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zoom RSS 定時で帰るためのタスク管理の5つのコツ

<<   作成日時 : 2011/03/11 11:22   >>

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水曜日に定時帰社を全社的に進める会社が多くなったという話をよく聞きます。

ただ実際は、「早く帰りたいけど、やることあるから帰れない・・・・」という
方が多いのが実情かと思います。

そこで、今日はそんなビジネスマンに有益な情報となりえるのではないかという
記事。

テーマは「タスク管理」

タイムマネジメントなどの研修をやっている方などにも参考になるかと
思います。



 今回は、筆者も使っている「タスクを処理する前のチェックリスト」を紹介しましょう。タスク管理は大変重要なことですが、そもそもタスクリストに入れるべきなのか、はたまたそのタスクはやるべきなのか、自問自答するようにしたいものです。

 わたしは、ToDoリストにタスクを入れる時に自分に5つの質問をして、結果「No」となったものは見直すことにしています。その5つの質問とは、次の通りです。

5つの質問
チェック1 自分にとっての価値を実現するためのタスクか?
チェック2 どこまでやれば完了か、期限と目標レベルは具体的か?
チェック3 今日完了できる大きさか? 途中で飽きないか?
チェック4 一度きりのタスクか? 今後、再発がないと言えるか?
チェック5 自分にしかできないタスクか?

1つずつ、説明していきましょう。

■チェック1:自分にとっての価値を実現するためのタスクか?

 これはタスクの目的に関する一番重要な問いかけです。どんなに簡単な仕事であっても、この問いかけにNoであれば本来やるべきではありません。逆にYesであれば、どんなにささいな業務であっても必ずやり遂げなければなりません。

 重要なのは、時間そのものではなく、何の価値実現のために、どんな行動を行うか、です。常に、間接的、直接的、あるいは短期に、長期に、そのタスクが自分の求める価値につながっているかどうかをチェックしたいものです。

■チェック2:どこまでやれば完了か、期限と目標レベルは具体的か?

あいまいなタスクを管理リストに入れてはいけません。なるべく具体的に、完了すべき数量と期限を明記すべきです。

 「競合調査を行う」といった表現はなるべく避け、「5社以上の競合との比較表を作成」「競合とバッティングした営業マン5人以上にヒアリングを行う」「競合A社とB社の営業資料を取り寄せる」など、なるべく具体的に記入しておけば、タスクの作業開始時に迷うこともありません。設計図のない家は建たない、これを肝に銘じましょう。

■チェック3:今日完了できる大きさか? 途中で飽きないか?

 誰でも同じことを長時間行うと飽きるし、ダレます。ですから長すぎるタスクは必ず細分化が必要です。90分以上の業務は効率がひどく低下します。特に筆者の場合、同じ作業をやっていると飽きてしまうので、集中力を落とさないよう約15分単位の繰り返しで仕事をしています。

■チェック4:一度きりのタスクか? 今後、再発がないと言えるか?

 同じタスクも2〜3回であれば、ゼロから始めても所要時間が変わらないと信じている人がいます。しかし、それは大きな間違い。次回のタスクのためにほんの少しの時間を費やすことが思いもよらない大きな時間短縮につながります。書類を次回使えるようにテンプレート化して残す、ヌケ・モレ防止のためのチェックリストを作るなどの「仕事の型づくり」が有効です。

■チェック5:自分にしかできないタスクか? 他人にまかせて成果を高められないか?

 これは他力本願でいいということではなく、全体の生産性を上げるために、他人の力を巻き込むことを意味します。1人の力はたかが知れています。単独の力よりも組織力を使ったほうが最終的な成果は大きくなります。

 しかし、他人に仕事をふるのが苦手な人には、器用な人が多いものです。なまじデキるものだから自分で仕事を抱えこんでしまう人は、オーバーワークになりがち。「自分ができるからやる」のではなく、「自分がそれに要する時間をほかのことに使ったほうが全体として成果が大きくなるのではないか?」という全体最適の俯瞰的な見方が必要です。

 いかがでしょうか? 本当に価値あることの実現のため、行動と時間を有効活用する、これが時短仕事術の本質。みなさんも作業に取り掛かる前に、自問自答してみてください。

[参照:「作業にとりかかる前に自分自身に問いかけたい“5つの自問自答”」 誠Biz.ID]

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